Restitution du certificat d’immatriculation au propriétaire/acquéreur de l’automobile par un professionnel : est-ce toujours possible ?

Selon l’article R. 350-3 du Code de la route, le propriétaire de la voiture possédant l’ancien SIV garde son certificat durant cinq ans. Après cette période, le professionnel du véhicule peut le détruire selon sa convenance. Cette disposition est valable lors des procédures demandant un nouveau certificat tel que le changement technique, le duplicata, etc.
Mais cette obligation n’est pas exceptionnellement spécifique même si la demande s’effectue en ligne par le propriétaire du véhicule. C’est le même cas si l’opération est réalisée par un professionnel habilité. Il est nécessaire aussi que le professionnel conserve la photocopie du certificat d’immatriculation au dossier archivé. Seulement, cette opération doit être effectuée dans les mêmes conditions que les autres documents recueillis. Ce dossier est utile pour le traitement de la demande et l’original sera remis à l’acquéreur ou au propriétaire de l’automobile.
À l’occasion du transfert de propriété de la voiture, il ne faut pas considérer cette obligation comme obstacle à la transmission du certificat. En effet, le professionnel conservera le CIV en cas de revente et transmettra cela à son client. Cette procédure s’effectuera en cas d’une résignation à un professionnel de la voiture. De plus, il doit le conserver pendant cinq ans après sa proclamation de changement de titulaire.
En général, les centres VHU sont seulement les professionnels capables de garder l’original du CIV. De plus, c’est eux le dernier acheteur du véhicule en fin de période.

Conserver les justificatifs d’assurance dans les dossiers d’immatriculation : quelles sont les règles à suivre ?

Les professionnels sont invités à conserver leurs copies d’attestation d’assurance ou de carte verte. Cela permettra au ministère de l’Intérieur de faciliter leurs contrôles lors de son travail. Il s’agit d’une sorte d’une pratique permettant de recueillir obligatoirement l’engagement du titulaire. Cet engagement permet de garantir le véhicule par l’intermédiaire de la case à cocher inscrite sur le cerfa n° 13757*03. Les concernées sont toutes les voitures que ce soit neuve ou occasion réclamant un certificat d’immatriculation. Cela n’implique pas la catégorie de la personne qui demande le certificat d’immatriculation.

Les pièces originales à conserver par les professionnels habilités

Il est à noter que l’original du mandat professionnel ainsi que celui du cerfa doit être conservé par le professionnel du véhicule habilité. C’est le même pour l’original du certificat d’immatriculation avec la mention « vendu le… » ou « cédé le », barré et signé également. Cette disposition permet de le remettre au nouvel acheteur et d’en conserver une photocopie en cas de vérification par les services préfectoraux.
Est-ce qu’il est possible d’externaliser les justificatives archives du professionnel obligé par la convention d’habilitation ?
Il n’y a aucune opposition concernant l’externalisation des dossiers archivés que ce soit papier ou électronique, auprès d’un prestataire de services. Mais pour ce faire, deux conditions seront à votre disposition :
- Il fournit au gouvernement les dossiers dans de plus brefs délais (entre 7 et 15 jours selon l’instruction du 10 avril 2018) ;
- L’archivage est conditionné de manière à protéger les données personnelles inscrites dans ces dossiers. La protection se fait par un local d’archivage papier avec protection anti-intrusions ou bien un coffre-fort de stockage numérique. Mais ces systèmes de protection devront suivre la norme NF Z 42 020 surtout en cas de traitement dématérialisé. Cependant, le professionnel du véhicule habilité prend sa responsabilité et s’exprime directement aux sanctions mentionnées. C’est ce qui est inscrit dans les articles 226-18, 226-21 et 226-22 du Code pénal correspondant à la protection des données personnelles.

Y a -t-il toujours une obligation de restitution des dossiers d’immatriculation quand la convention d’habilitation permet de changer le numéro SIREN ?

La convention d’habilitation permet d’obliger le professionnel du véhicule habilité à remettre l’archivage de ses dossiers. Cette opération doit être réalisée à la fin de la convention, et cela, que ce soit sous l’effet d’une résiliation ou d’un retrait. Le fait de ne pas respecter cette obligation entraîne les professionnels de s’exposer aux sanctions mentionnées dans les articles 226-18, 226-21 et 226-22. Le même Code pénal sera également appliqué en cas de la protection des données personnelles.
Cependant, le professionnel habilité continue d’exercer son activité d’immatriculation si le numéro d’habilitation change à cause du changement du numéro SIREN. La continuité d’activité d’immatriculation doit être aussi identifiée immédiatement auprès des services préfectoraux. L’obligation de restituer les dossiers archivés ne s'oppose pas juste pour conserver l’historique d’activité sur le SIV.

Non-transmission des dossiers archivés : que peut-il se passer en cas de contrôle de la préfecture ?

D’après l’article IV mentionné dans la convention d’habilitation individuelle au SIV, le professionnel habilité doit répliquer aux demandes. La réplique s’applique à toutes les demandes écrites des préfectures et de l’ANTS. Cette disposition s’effectuera dans le cadre de contrôle et de leur mission générale de suivi. À ce titre, le professionnel doit répondre également aux demandes des dossiers ainsi que des justificatifs réclamés auprès des acquéreurs.
Le fait de ne pas respecter cette obligation contractuelle entraîne effectivement la prise d’une sanction appropriée. En effet, l’article 2.1.4 confirme que si le professionnel ne continue pas la demande de transmission, il convient de lui réécrire cela. Cela permettra de le prévenir au cas où il s'absentait et n’exerce pas ses activités contractuelles. Son habilitation sera ainsi exclue sauf qu’il fournit des motifs valables de ce dysfonctionnement et des dossiers sollicités. Ledit article est présent dans la circulaire du 7 septembre 2010 et porte sur les vérifications des opérations d’immatriculation.
Il est important aussi de notifier la négligence de la suspension de l’habilitation du professionnel. La suspension reste toujours valable si la préfecture n’a pas encore reçu les dossiers d’immatriculation et elle se réalise de manière simultanée.

Destruction des dossiers archivés : quelles sont les procédures à suivre ?

Selon aussi l’instruction du 18 mai 2017, il est possible que les documents d’immatriculation soient détruits après cinq ans. À cause de l’existence des données personnelles dans les dossiers considérés, la destruction doit s’effectuer sans exposer la confidentialité de ces informations. Pour cela, il est nécessaire de suivre la méthode de dilacération afin d’assurer la non-lisibilité des données.
Dans le cas pratique :
- La destruction physique des documents par dilacération est importante et la sous-traitance de l’opération se réalise auprès d’un prestataire. Cette disposition est nécessaire en cas d’absence du matériel nécessaire au professionnel ;
- Il est important de remplir un certificat de destruction semblable au modèle présent dans l’instruction mentionnée pour chaque lot détruit. Ce certificat doit contenir aussi une liste des numéros d’immatriculation placée en pièce jointe ;
- La présentation des certificats de destruction et leur restitution sont indispensables et ceux-ci doivent être effectués en cas de contrôle.

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