Est-il possible de réaliser sous format numérique l’archivage des dossiers d’immatriculation ?

D’après la convention d’habilitation individuelle de l’annexe 4 concernant le professionnel de l’automobile, il est tenu de réaliser l’archivage des pièces justificatives ou les dossiers d’immatriculation pendant une période de 5 ans à partir de la demande d’une carte grise pro et cela concerne tous les véhicules neufs et d’occasion.
Par ailleurs, l’archivage sous format numérique est autorisé depuis l’instruction en date du 18 mai 2017 qui concerne la gestion des archives relatives aux opérations d’immatriculation des véhicules. Ainsi, la norme NF Z 42 020 définit que la conservation des formats numériques doit se placer dans un coffre-fort numérique. Toutefois, la dilacération peut être réalisée pour tous les documents sous format papier.
D’un côté, les professionnels qui disposent d’un profil PIVO PRO, celui de permettre d’attribuer le certificat d’immatriculation du véhicule importé de l’Union européenne et de réceptionner CE, doivent obligatoirement réaliser l’archivage des pièces justificatives dans un coffre-fort numérique. Par contre, les services du ministère de l’Intérieur exigent qu’en cas de contrôle suivant la convention d’habilitation, les pièces justificatives archivées doivent être accessibles à distance.

Le référencement d’un prestataire qui propose un coffre-fort numérique concernant les professionnels habilités est-il assuré par le ministère de l’Intérieur ?

La loi stipule que l’archivage numérique doit se réaliser sur un coffre-fort numérique conforme à la norme NF Z 42 020, que ce soit obligatoire ou facultatif pour les professionnels dotés d’un profil PIVO PRO. De plus, les services de l’administration ordonnent une accessibilité à distance en suivant la convention d’habilitation.
Ce qui signifie que tous les professionnels ont l’obligation de détenir un coffre-fort numérique qui correspond à la norme des prescriptions. D’ailleurs, aucune liste n’est tenue par le ministère de l’Intérieur sur les propositions de professionnels de référence. Mais, les concentrateurs connus du SIV peuvent assurer ce service.

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